数字化扫描招标公告

数字化扫描招标公告
编号：QHZC-X2016033 项目负责人：郝芳
品 名 型号及主要配置 数量 单价 总价
数字化扫描 详见附件 42万页   
总计（大写）                                              
联系人：徐志红0517-83643161
资质要求：
（1）供应商必须符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十七条和第十八条的规定
（2）供应商必须具有涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质乙级以上（含乙级，不得超出相关资质适用地域范围）资质（提供证书复印件并加盖供应商公章，密封在响应文件中），或江苏省档案局分管档案数字化的相关处室推荐的数字化公司（提供介绍信复印件并加盖供应商公章，密封在响应文件中）；
（3）供应商具有档案数字化项目成功案例和加工经验，有政府档案馆档案数字化加工的成功案例1个（提供合同复印件并加盖供应商公章，密封在响应文件中）；
（4）供应商必须承诺所用系统必须与现有系统实现无缝对接，提供承诺函（原件并加盖供应商公章，密封在响应文件中）；
（5）供应商投标前须到清河区档案局勘察现场，了解招标人详细需求以及档案纸张情况，取得由清河区档案局出具的现场勘查确认函（原件并加盖档案局公章，密封在响应文件中）。
说明：本次谈判采用资质后审方式，在整个采购过程中，谈判小组将对供应商资格进行审查，若发现供应商资格条件不符合要求，可随时取消其谈判或继续谈判的资格。
报价须知(请报价人务必认真阅读)：
请参加询价的供应商一次报出不得更改的价格，询价采购单涂改无效。
1、报价人参加本次政府采购活动应当具备《政府采购法》第22条规定条件，首次到清河区政府采购中心报价的新企业请携带企业相关资质原件（营业执照、税务登记证）并复印件加盖公章，如果不是企业法人前来报价请携带法人授权原件。地址：清河区社会管理中心（漕运西路人武部斜对面大路直向西）六楼。
2、报价表递交截止时间：2016年5月20日14：10（北京时间），截止时间后，采购中心将拒绝报价人的报价。
3、报价时间：2016年5月20日14：10（北京时间）特别提醒: 各报价人在报价截止时间前,应连续登陆我中心网站查看采购信息,如有采购信息的更正或修改，而因报价人未能连续登陆网站查看，其责任由报价人自行承担。
4、报价表递交地点：清河区社会管理中心（漕运西路人武部斜对面大路直向西）六楼。
5、此报价表务请各报价人用信封密封并在密封口处加盖单位公章。
6、报价人提供的货物必须是全新的、未使用过的原装合格产品，进口产品须通过正规合法渠道。
7、各报价人在报价前必须向清河区政府采购中心交纳壹仟捌佰元整询价保证金。保证金交纳方式：报价时必须携带从投标基本户开具进账单、网银、电汇等进账入账凭据:开标时凭凭据进行投标。退保证金必须持有采购中心开具的原始票据，如有遗失将不予以退还。
8、上述货物所有价格须用人民币，金额单位元表示，报价人所报价格应包括运输、保险、调试、安装、税金、售后服务等所有费用。
9、根据采购人要求，成交人必须在成交后 90   日前安装调试到位。
10、成交供应商必须与采购人签订合同并经订采购中心见证后生效（2天内签订合同），如未在规定时间内与采购人联系签订合同，采购中心将对其做出相应处罚。
11、如成交供应商未能按上述要求提供货物，采购中心将对其做出相应处罚，请各报价人慎重考虑。
12、是否响应：       （必须填写）
13、采购中心账号：80301005100002630
        开户行：江苏银行清河支行
    开户名：淮安市清河区预算外资金专户
14、联系电话:0517-83643302            传真号码：0517-83643978
15、发生下列情况之一的，谈判保证金将被没收：
（1）谈判供应商提供的有关资料、资格证明文件被确认是不真实的；
（2）谈判供应商之间被证实有串通串标围标（统一哄抬价格）、欺诈行为；
（3）谈判供应商被证明有妨碍其他人公平竞争、损害招标采购单位或者其他投标人合法权益的；
16、本次预算金额：9.24万元。
17、付款方式：验收合格后付100%。
报价人签字（必须盖章）：                          报价人身份证号码（必须填写）：
报价单位联系人（必须填写）：                      联系电话（必须填写）：
公司地址（必须填写）：                             时间：2016年 月 日
附件：
依照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，拟对清河区档案局馆藏部分重要档案进行数字化加工工作，建立全文数据库，以清河区档案馆档案数据和档案影像资料信息的全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以硬、磁盘阵列为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、OCR识别技术、光盘刻录技术、压缩存储技术，初步实现清河区档案馆档案资料的海量存储、全面管理和综合利用，创建符合现代档案管理发展方向的具有清河特色的档案工作体系，全面提高清河区档案局档案管理水平。
二、档案数字化加工项目范围
清河区档案馆拟对约42万页纸质档案进行数字化加工、5万条档案目录著录（含校对）全文挂接和OCR识别。
三、项目要求
1、整体工作（及技术）要求
（1）中标供应商自带全部工程设备到采购人提供的工作场所, 提供本次项目使用的计算机、扫描仪及其它相关设施设备、打印机以及墨盒、打印纸等办公耗材，要求性能完好，且只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的设备带进工作场所进行操作,自觉遵守采购人的管理制度。
（2）在项目实施过程中，采购人仅负责档案原件的提供、必要的档案业务指导及各批次档案数据的验收，其他工作内容及责任均由中标供应商承担。
（3）数字化加工过程中必须保证档案实体的安全，保持档案原貌，档案不得涂改、丢失、泄密、损毁。
（4）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属于采购人，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整地向采购人移交。
（5）中标供应商作息时间与采购人一致。
2、保密工作要求
（1）中标供应商必须与采购人签订保密协议并严格执行。
（2）现场工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场；不得以任何形式泄漏、传播档案内容；不得无故查看及讨论档案内容。
（3）中标供应商工作人员不许私自携带任何存储设备（含手机、照像机、摄像机、U盘、移动硬盘等）进入或离开工作现场，本次项目涉及所有档案数据存储设备在项目验收通过时向采购人移交，采购人无需支付任何费用。
（4）中标供应商在工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并有记录。
3、 数字化加工技术要求
（1）严格遵守并达到江苏省《档案数字化转换操作规程》（DB32/T1894-2011）标准的基础上，还必须符合以下采购人个性化要求。
（2）档案交接：以采购人提供为主，调还卷原则上安排周一上午。库区门口交接，数字化人员不进库房。
    （3）档案整理：扫描前，对档案进行拆卷并规范整理。对可能影响扫描质量的档案要按规范进行技术处理。
（4）目录校对：要求对已有的卷内目录按《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《文书档案文件及目录数据库结构及数据交换格式》（DB32/505-2002）标准进行修改、补录和校对工作，达到案卷级，文件级目标与档案实体内容三者的准确一致，确保文档与目录一一对应，准确率达到100%。
 （5）档案扫描：扫描应采用平板扫描仪扫描，禁止使用高速扫描设备。
 （6）图像基本要求：保证扫描图像与档案原件一致、整洁、清晰。图像分辩率300dpi以上（含300dpi）；颜色：彩色；格式：提供完整的三种格式，即单页JPEG、多页的TIFF和双层PDF，支持选择、复印、全文检索等功能；图像资料采用彩色分辩率600dpi以上，格式：JPEG。图片的扫描精度要求扫描后的图像缩放率100%时清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果；PDF文件要保证不影响以后OCR操作。以图像清晰，达到采购人利用需求为准。
 （7）图像命名、存储：PDF格式的全文数据文件与档案实体及电子目录一一对应，并以其档号命名，JPEG格式的文件以“档号——页号”的形式命名。档号的构成和形式要符合DB32/505-2002的规定。全文数据存储在以全宗号、档号命名的文件夹中。
（8）图像处理： 对扫描的图片进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；处理后的图像内容要求大小一致。
（9）图像质检：电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。确保扫描加工的影像与纸质档案实体内容一致；影像质量清晰、整洁；影像顺序与纸质档案实体一致；影像符合正常阅读方向。
（10）档案装订：对破损档案进行裱糊修复；裱糊方式方法需符合国家相关要求；档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，力求保护原件。打印卷内目录封面及备考表装盒。
（11）档案实体质检：装订要符合国家相关装订标准，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，破损档案要裱糊好。
（12）档案归还：交接手续完备。
（13）成品验收：中标供应商在扫描过程中对扫描影像进行逐一检查；对最终扫描完成的成品影像数据逐一检查；对装订归档的档案实体逐一检查。
    （14）数据挂接；数字化加工成果需与淮安市档案馆现有数字档案管理系统实现批量挂接提供利用，准确率100%。
（15）数据备份：数字化加工成果需一式三套异质备份，数据挂接至数字档案管理系统中后需将原文和目录信息生成国际标准XML格式保存备份。招标文件项目方案中需对此技术详细说明。
以上各环节都必须逐件登记在数字化流程表中，扫描结束后一并交付。
4、验收
（1）数据检验
以逐一检查的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量，检查率100%。
（2）验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
 A、档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。
 B、扫描图像：漏扫率≤0.2‰。
 C、图像质量：图像质量情况完好率99%。
 D、命名格式：图像文件的命名差错率≤0.1‰。
 E、著录：以文件为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。
 F、条目与图像挂接：挂接正确率100%。
 G、档案原始材料：100%不缺失。
（3）验收审核
 A、按批次进行数据移交验收，验收由采购人在中标供应商完成一批次数据导入和挂接后进行。
 B、数据验收以逐一检查方式进行。供应商提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回由中标供应商全面自检，采购人的验收记录不向中标供应商公开，待验收通过后，采购人公开验收记录。在退回自检期间，采购人将不再向中标供应商提供加工的档案。
 C、在验收中检出的错误中标供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购人重新验收。
 D、各批次档案验收通过后，须填写“验收报告单”，须经采购人分管领导及其他监管人员审核、签字后方有效。
 E、由于中标供应商的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由招标供应商承担。
 F、项目结束并全部验收合格后，中标供应商须把数据复制一式三份提交给采购人。档案扫描文件应提供JPEG、双层PDF、XML格式三套数据文件。
5、全文利用要求
（1）全文检索软件需供应商自备，可以实现对数字化成果双层PDF的识别，并能够与采购人现有档案信息管理系统无缝对接，实现采购人现有全文数据的识别及利用。
（2）数字化成果加工完毕，中标供应商需免费提供全文检索软件给采购人长期使用。
6、售后服务
（1）中标供应商必须提供一年时间的免费质保，在质保期间按照采购人要求及时上门服务。
(2)免费维护期滿后提供的技术支持和维护，只收取成本价。
（3）中标供应商能提供≤2小时现场响应的项目后期维护服务。
7、其他要求：
（1）中标供应商需自携设备和人员上门提供加工服务，扫描设备为平板式扫描仪；采购人不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，采购人只提供场地（120平方米）、相关水电需求和必要的档案业务指导。
（2）采购人和中标供应商各指定专人负责档案的清点交接工作，相关移交登记表随同档案一起交接。
（3）要求中标供应商在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目主管必须为中标供应商公司级负责人，并提供项目实施方案列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。
（4）中标供应商在合同签订并见证后在2工作日内将有关扫描所需设施设备、人力配置等总体配备完毕。
（5）在综合单价外不再额外增加其他任何费用，采购人不接受报价外的任何其他费用。
(6)全文利用
l 全文检索软件需投标人自备，可以实现对数字化成果双层pdf的识别及采购人现有数字档案馆系统内条目的识别及利用。
l 数据批量挂接后的电子档案及条目需通过独立的全文检索软件系统进行识别，全文检索软件系统可以实现与采购人现有数字档案馆系统的无缝对接，并通过采购人现有数字档案馆系统与供应商自备全文检索系统实现对数字化加工成果的全文利用。
l 数字化成果加工完毕，全文检索软件需永久免费留在淮安市清河区档案局，并可以长期免费使用。